Статті експертів

Зміст:

1. Інвентаризація товару в «1С:Підприємство»: створення нового документа

2. Інвентаризація товарів «1С:Підприємство»: розбіжності в процесі перевірки

3. Списання нестач товарів при інвентаризації в «BAS ERP»

4. Відомість по товарах на складах в «BAS ERP»

Проаналізуємо порядок при проведенні інвентаризаційного опису товару на складі в конфігурації «BAS ERP». Для ілюстрування прикладу будемо використовувати демонстраційну базу релізу 2.4.5.71.

Основними цілями інвентаризації товарів на складі є звірка поточної кількості з даними обліку, а також контроль залишків ТМЦ.

В узагальненому вигляді цей процес схематично можна представити таким чином:

Додаткових налаштувань функціональності програми «BAS ERP» робити не потрібно. Перейдемо до формування документації в системі.

Для цього відкриваємо розділ «Склад і доставка» і потім в групі в списку «Надлишки, недостачі, псування» нас буде цікавити варіант «Перераховування товарів». Він є основним елементом, що відображає результат проведення інвентаризації товарів. Залежно від його статусу можна зрозуміти, на якому етапі перебуває той чи інший перерахунок.

У формі списку над табличною частиною будуть розташовані два фільтри: «Склад» і «Статус».

Наприклад, якщо ми виберемо варіант фільтрації по складу «Склад зберігання», то побачимо під полями введення напис, яка говорить про те, що у нас не виявлено розбіжностей. Тобто, можна сказати, що в системі вже є деякий ряд документів від перерахунку до актів, які повністю відображають результати минулих інвентаризаційних процесів. У тому числі крім повністю оформленої ланцюжка документів цей напис в системі може означати і повна їх відсутність.

Це еталонна ситуація, якої і потрібно буде дотримуватися надалі.

Якщо за обраним складу акти ще не кінця оформлені, ви побачите повідомлення з пропозицією про перехід до оформлення документів по гіперпосиланням:

В налаштуваннях складу для відстеження прогресу на різних його етапах можна включити настройку, яка передбачає використання статусів:

В системі задіяні чотири варіанти статусів для подібних документів: «Підготовлено», «В роботі», «Внесення результатів» і «Виконано». А процес перепроведення зі зміною одного статусу на інший запускає перевірку на можливі номенклатурні перетину з більш ранніми документами. 

1. Інвентаризація товару в «1С:Підприємство»: створення нового документа

Для створення нового документа скористаємося кнопкою «Створити». Пам'ятайте, що якщо раніше Вами встановлений відбір по складу, значення відповідного реквізиту в документі заповниться автоматично.

Потім на вкладці «Основне» вказуємо дату, склад і відповідального. Також можна внести значення реквізиту «Виконавець» для виведення інформації в друкованій формі «Завдання на перерахунок товарів».

Якщо в завданні на перерахунок необхідно виводити дані по обліковій кількості, на вкладці «Основне» буде потрібно установка відповідного прапора:

Заповнимо відомості про товари, які підлягають інвентаризації. Наповнення можна зробити вручну, скориставшись кнопкою «Додати», скануванням штрихкоду або за допомогою відбору.

За замовчуванням в системі встановлений відбір по всій номенклатурі, яка присутня на поточну дату на складі в кількості відмінному від значення «0».

Також можна зробити відбори по конкретних видах номенклатури, сегментам, товарним чи цінових групах.

По закінченню установки відборів натискаємо «ОК». А потім викликаємо команду «Заповнити з відбору» і запускаємо тим самим процес перезаполненія товарної частини документа:

Потім документ проводиться. У цей момент система видасть попередження, з яким потрібно погодитися, натиснувши на кнопку «ОК»:

Після проведення документа йому присвоїти унікальний номер. Тепер для виведення паперових бланків до фізичного перерахунку на друк, необхідно з документа перерахунку звернутися до кнопки «Друк»:

Друкована форма бланка буде виглядати наступним чином:

Якби ми вказали виконавця на вкладці «Основне», то в друкованій формі було б виведено ПІБ, як показано на зображенні нижче:

Дані бланки передаються складського персоналу (наприклад, комірникам). А ті співробітники вже будуть фізично перераховувати товари на складі, вносити в бланк кількість фактично присутнього ТМЦ. 

2. Інвентаризація товарів «1С:Підприємство»: розбіжності в процесі перевірки

При розтині розбіжностей в процесі речової перевірки, їх слід зафіксувати шляхом внесення коректив в документ перерахунку. Для цього попередньо змінюється значення статусу на «Внесення результатів».

Для прискорення заповнення графи факту можна скористатися кнопкою «Заповнити факт з обліку»:

Значення, що не зійшлися, пізніше коригуються, а значення стовпця відхилення розраховуються автоматичним шляхом.

Також якщо в процесі проведення інвентаризації будуть виявлені один або кілька товарів з відхиленням від вихідної якості, це також необхідно буде відобразити в перерахунку товарів.

Алгоритм дій буде виглядати наступним чином:

1. Виділення рядка з цікавою номенклатурою.

2. Розбиття цього рядка на два по кнопці «».

3. Для нового рядка змінити якісне значення товару з поточного на нове.

Після введення фактичної інформації статус документа перерахунку змінюється на «Виконано». І потім для фіксації даних та оновлювати на конкретному етапі документ перепроводити.

Для зручності роботи тільки з рядками, для яких при перерахунках були виявлені розбіжності, можна скористатися установкою прапора «Тільки з відхиленнями».

Після проведення перерахунку товарів необхідно відобразити відхилення відповідними документами - актами.

3. Списання нестач товарів при інвентаризації в «BAS ERP»

Аналогічно введемо в систему і документ оприбуткування надлишків товарів, вручну вибравши значення організації, статті та аналітики доходів, виду ціни і валюти.

По завершенню оформлення складських актів необхідно провести формування опису:

Для виведення друкованих форм ІНВ-3 і ІНВ-19 по щойно сформованому опису можна скористатися гіперпосиланням в тій же області документа:

Для введення все тих же самих актів, що відображають відхилення від облікових даних можна скористатися помічником.

До роботи з помічником можна перейти:

1) З самого документа «Перерахунок товарів»:

2)  Із форми списку «Перерахунок товарів»:

3)   Із форми списку «Складські акти»:

Після виклику помічника оформлення складських актів необхідно заповнити значення реквізитів складу, періоду і дати. В налаштуваннях для наповнення сумових показників при друку потрібно буде вибрати вид ціни і варіант друку ціни:

Переходячи до наступного етапу, ми зможемо побачити, що саме необхідно оформити до списання та / або недостачу:

Наступний етап - це віднесення операцій на певну організацію:

Після закріплення відображення відхилень по організаціям переходимо до наступного етапу по кнопці «Далі»:

У цей момент помічник сформує наступні документи:

Після вказівки корисних властивостей доходів і витрат, перевірки організацій, підрозділів, виду ціни і валюти можна провести документи. І на цьому оформлення завершено.

Результат можна буде побачити в формах списку з перерахунками і складськими актами:

По закінченню всіх перерахованих вище робіт необхідно перейти до друку уніфікованих форм ІНВ-3 і ІНВ-19. Це можна зробити з форми документа «Перерахунок товарів»:

Або ці ж форми можна вивести з документа «Інвентаризаційний опис»:

Уніфікована форма ІНВ-3 виглядає так:

Уніфікована форма ІНВ-19 виглядає так:

Для перевірки коректності введення даних по документам інвентаризації можна скористатися контекстним звітом «Оформлення»:

Якщо будь-яка позиція ще вимагатиме відображення ми побачимо це в звіті.

Якщо ж всі операції до моменту формування звіту вже будуть зроблені - звіт також буде порожній.

Серед тих же звітів можна буде скористатися і варіантом зі списку «Пов'язані документи». У ньому ми побачимо ряд введених на підставі перерахунку відображають відхилення документів.

4. Відомість по товарах на складах в «BAS ERP»

Серед представлених варіантів звітів з групи аналізу запасів вибрати шуканий звіт, як показано на зображенні нижче:

Перед його формуванням встановлюємо цікавий для нас період і вибираємо склад, а також включаємо прапор «Деталізувати до реєстратора».

Спеціаліст компанії ТОВ «Кодерлайн» 

Анастасія Шокова.