KoderLine
KoderLine
Обслуговування i продаж
програмного забезпечення

Статті експертів

Корисна інформація

Порівняння Підприємство 8: Документообіг КОРП і ПРОФ

0
173
12.03.2021

Зміст:

1. Порівняння функціоналу Підприємство 8 ПРОФ і КОРП

2. Що спільного в Підприємство 8 ПРОФ і КОРП


При виборі системи для автоматизації документообігу обов'язково з'являються питання: програмне забезпечення якого розробника вибрати, яка версія програми найбільш корисна для нашої компанії, який функціонал потрібен для роботи і т.д.

          Вивчаючи лінійку програмних продуктів компанії Підприємство 8, користувач зіткнеться з чотирма версіями ПЗ, призначеного для автоматизації системи документообігу в компанії: Підприємство 8: Документообіг КОРП, Підприємство 8: Документообіг ПРОФ Підприємство 8: Документообіг державної установи і Підприємство 8: Document Management.

           Підприємство 8: Документообіг КОРП, Підприємство 8:Документообіг державної установи, Підприємство 8:Document Management - версії, ідентичні за функціоналом. Відмінності полягають в наступному: в Підприємство 8: ДО ДУ використовується в інтерфейсі та в інформаційній довідці термінологія, що застосовується в роботі держустанов; в Підприємство 8: Document Management передбачена можливість працювати в англійському інтерфейсі (програма буде зручна для компаній з іноземними колегами та іноземними контрагентами в Підприємство 8, яким необхідний доступ до системи).

          Розглянемо, чим функціонально схожі і чим відрізняються Підприємство 8: Документообіг КОРП і Підприємство 8: Документообіг ПРОФ. У порівняльній таблиці узагальнені можливості роботи з документами і подіями в Підприємство 8: ДО.                                                                                      

1. Порівняння функціоналу Підприємство 8 ПРОФ і КОРП


Таблиця 1. Порівняння функціоналу Підприємство 8 КОРП і ПРОФ

Підсистема

Функціонал, доступний в Підприємство 8 ДО КОРП / Підприємство 8 ДО ПРОФ

Підприємство 8 ПРОФ: відсутній функціонал в порівнянні з Підприємство 8 КОРП

Робота з документами і файлами в Підприємство 8

- облік документів за типами: вхідні, вихідні, внутрішні документи (створення, реєстрація документів, використання різноманітних фільтрів для відбору конкретних документів в журналі обліку);

- облік документів за організаціями, питань діяльності;

- облік договорів (нумерація, завдання шаблону різних видів договорів, робота з версіями тексту, узгодження, відстеження підписання контрагентом, відстеження етапів виконання договору, інформація про зберігання);

- завдання видів документів в Підприємство 8 (наказ, регламент, лист, заяву на відпустку, акт прихованих робіт і т.д.) та їх шаблонів;

- відстеження стану статусів обробки документів (узгодження, затвердження, розгляд, реєстрація, виконання);

- формування з розрізнених документів комплектів і виконання дій з комплектами (виконання, друк, збереження на диску);

- налаштування доступу до документів в Підприємство 8 (шаблонів документів Підприємство 8) в залежності від їх виду, етапу узгодження, належності до підрозділу / робочій групі;

- зберігання проектів документів, скан-версій паперових документів;

- створення зв'язків між документами;

- швидкий пошук документів в Підприємство 8;

- перехід з картки документа до зв'язаних об'єктів (файли, листування, процеси та ін.);

- сканування документів;

- облік і контроль передачі документів.

- облік документів в розрізі проектів;

- формування і облік багатосторонніх договорів;

- множинні стану документів (інформація про виконаний і поточний статус документа);

- присвоєння штрих коду документам і файлам;

- потокове сканування документів з автоматичним розпізнаванням штрих кодів;

- друк реєстраційного штампа на вхідних і вихідних документах;

-облік етапів обробки документів (можливість задати порядок роботи з документом в процесі його створення, узгодження, підписання, виконання: по суті це вбудований в картку в Підприємство 8 документа шаблон процесу виконання робіт по документу з термінами виконання кожного етапу).

Робота з процесами і завданнями в Підприємство 8

- передбачені готові прості налаштовані процеси: узгодження, затвердження, реєстрація, розгляд, виконання, ознайомлення;

- створення складових процесів для обробки всіх видів документів в Підприємство 8 (з простих процесів можна скласти пов'язаний ланцюжок для більш складної обробки будь-якого документа);

- можливість створення шаблонів для повторюваних процесів.

- комплексні процеси (дозволяють створити ланцюжок з різних дій до: створення документа, узгодження, виконання оплати або поставки і т.д);

- прийняття завдань до виконання (можливість вибору виконавця і фіксування часу прийняття до виконання);

- умови маршрутизації процесів;

- автозапуск періодично повторюваних процесів;

- постановка на контроль завдань, документів та ін.

 Використання електронного підпису в Підприємство 8

- формування ЕЦП для кожного користувача електронного підпису в Підприємство 8;

- робота з різними провайдерами ЕЦП в Підприємство 8;

- шифрування, перевірка сертифіката, збереження пароля сертифіката ЕЦП в Підприємство 8;

- підписання групи файлів ЕЦП в Підприємство 8.

можливості ідентичні

Проектний облік

- планування проекту;

- завдання маршруту процесу узгодження і затвердження проекту;

- облік документів, процесів за проектом;

- постановка і контроль виконання завдань за проектом;

- планування і облік трудовитрат проекту;

- звітність за проектом (графіки, таблиці);

- налаштування прав доступу документів в Підприємство 8 та звітів проекту.

підсистема відсутня

Ведення нормативно-довідкової інформації

- довідник "Види документів в Підприємство 8" (дозволяє сформувати бібліотеку видів документів в Підприємство 8, що використовуються на підприємстві);

- довідник "Види робіт" (дозволяє класифікувати роботи, що виконуються користувачами, з метою деталізації використання робочого часу);

- довідники, що описують організацію роботи в компанії: "Посади", "Організації", "Робочі групи", "Структура підприємства";

- довідник "Інструкції" (дозволяє класифікувати і зберігати в базі інструкції і регламенти компанії);

- довідник "Налаштування зв'язків" (дозволяє формувати бібліотеку видів зв'язків для об'єднання документів в пов'язані групи);

- ведення обліку в розрізі номенклатури справ;

- створення облікових записів передачі справ в архів, знищення справ;

- облік і налаштування списків розсилки контрагентам;

- можливість виведення до перегляду всіх документів за контрагентом.

- онлайн-перевірка контрагента через базу ФНС, авто заповнення реквізитів;

- категоризація даних (можливість привласнити додаткові характеристики об'єктів, для більш зручного угруповання і пошуку);

- реєстрація місць зберігання паперових документів.

Повідомлення в Підприємство 8

- підписки на повідомлення в Підприємство 8 про події (програма відповідно до налаштувань повідомляє про події, які є важливими для користувача);

- підписка на повідомлення в Підприємство 8 по об'єктах (програма відповідно до налаштувань повідомляє користувача про події конкретного об'єкта: лист, договір, задачі і т.д.);

- повідомлення в Підприємство 8 можуть відбуватися за допомогою SMS, спливаючих вікон, на електронну пошту.

можливості ідентичні

Облік робочого часу

- облік часу і видів виконуваних робіт за окремим користувачем документом "Щоденний звіт";

- можливість формувати звіти про витрати часу за видами робіт, за підрозділами.

можливості ідентичні

Робота з заходами

- облік, планування, організація, протоколювання, контроль виконання заходів.

підсистема відсутня

Робочий календар користувача

- планування робочого часу, зустрічей, заходів та інше як для окремого користувача, так і для групи користувачів.

підсистема відсутня

Вбудована пошта в Підприємство 8: Документообіг

- пошта зберігається на сервері Підприємство 8:ДО;

- володіє повноцінними можливостями розвинених поштових систем;

- внутрішнє листування співробітників йде через систему компанії;

- листи є для Підприємство 8:ДО об'єктами системи, на підставі яких можна запускати процес, створювати документ, пов'язувати з іншими документами, включати в календар, заходи та ін.;

- можливість автоматично створювати документи з листів пошти в Підприємство 8:Документообіг;

- облік листування за окремими проектами;

- керівники можуть бачити листи підлеглих в пошті Підприємство 8:Документообіг;

- підтримка протоколу безпеки зв'язку SSL.

підсистема відсутня

Інші можливості

- готова інтеграція з 13 типовими конфігураціями ПЗ Підприємство 8 (синхронізація даних, обмін даними, безшовна інтеграція);

- "легка" пошта (дані листування не зберігається в Підприємство 8:ДО; на підставі вхідних листів можна створювати документи системи; на підставі документів і об'єктів системи можна створювати вихідні листи).

- мобільний додаток;

- обмін документами по системі ЕДО з зовнішніми контрагентами;

- синхронізація НДІ з іншим ПО Підприємство 8.


З даних таблиці видно, що в Підприємство 8 ПРОФ відсутня можливість планування та обліку об'єктів за проектами, заходами, робочим календарем. А у середньої або невеликої компанії швидше за все в рік трапляється до 5-10 нескладних проектів і заходів, і безумовно за будь-якими подіями, завданнями або документами необхідно стежити та управляти. Але потреба в автоматизації виникає тільки при великій кількості об'єктів для контролю.

Такою ж логікою керувався розробник і при обмеженні функціоналу Підприємство 8: Документообіг ПРОФ в інших підсистемах:

−       штрихкодування документів і потокове сканування істотно спростять роботу при великому щоденному потоці документів;

−       додаткові можливості роботи з процесами (можливість вибору виконавця і фіксування часу прийняття до виконання; можливість змінювати маршрут процесу в залежності від дотримання/недотримання умови; можливість створювати складні багатоходові процеси з різних документів і завдань) необхідні за наявності розгалуженої організаційної структури та складно організованих процесах роботи;

−       відслідковувати місця зберігання документів немає необхідності, якщо всі документи можна вмістити в одному-двох шафах в бухгалтерії;

−       якщо в день користувачеві на узгодження приходить 1-2 документа/завдання, то в використанні мобільного застосунку немає необхідності;

−       швидше за все необхідність винести окремі питання у виділений список для контролю необхідності не виникне, якщо у користувача на відпрацюванні одночасно знаходиться не 10-20 завдань, а 3-5.


2. Що спільного в Підприємство 8 ПРОФ і КОРП


Одночасно з цим в обох версіях програми є широкі можливості для створення документів, фіксування схем руху документів.

Програми Підприємство 8:ДО дозволять оперативно відповідати на такі питання: коли документ надійшов у компанію, кому було дано доручення вирішити питання, чи була написана відповідь, коли і ким було написано. Програми допоможуть швидко знайти потрібний лист або договір, подивитися переписку з певного питання або з конкретним постачальником чи замовником.

Програма виступає єдиним архівним сховищем для документів і листування. Це створює єдиний інформаційний простір для всіх співробітників, усуває необхідність дублювання інформації, прискорює і полегшує її пошук (є численні приклади, коли кожен відділ для себе створює свої власні електронні архіви документів, а іноді й усередині відділу кожен співробітник для себе створює такий архів).

Можливість створювати шаблони документів в Підприємство 8 та пов'язані пакети документів може серйозно зменшити час на підготовку документації для компаній з таких питань як: підготовка тендерної документації, виконавчої документації, підготовка пакетів документів на отримання кредитів або банківських гарантій тощо.

Для компаній зі складними процесами і великим об'ємом документообігу функціоналу Підприємство 8: ДО ПРОФ буде недостатньо, але вибір цієї програми буде оптимальним у випадку простої організаційної структури, відносно невеликого числа співробітників і операцій. 

Волинець Олеся


Добавить комментарий
Message Text*
Spam bot protection (CAPTCHA)
Load image