KoderLine
KoderLine
Обслуговування i продаж
програмного забезпечення

Статті експертів

Корисна інформація

Процес проектної діяльності: документ Статут проекту

0
701
31.07.2018 Дмитро Хісматуллін

Зміст:

1. Запуск нового проекту. Що таке статут проекту і для чого він потрібен

2. 1С:Підприємство Проектне управління: з чого складається статут проекту

3. Коли для реалізації проекту необхідно створювати Статут

4. Коментарі за змістом Статуту проекту


У даній статті розберемо такий важливий документ для проектного управління, як Статут проекту. Розглянемо, що це за документ. Хто і для чого його створює? На яких проектах він необхідний? А на яких можна без нього обійтися? 


1.     Запуск нового проекту. Що таке статут проекту і для чого він потрібен


Поняття і визначення


Перш за все давайте визначимося з термінологією, що означає слово - «статут». Словник Ожегова дає нам наступне визначення: встановлений державою або яким-небудь органом перелік правил, що регулюють яку-небудь діяльність


Стосовно до проектної діяльності Статут проекту (Project charter) - це документ офіційно санкціонує проект, що дає повноваження проектному менеджеру використовувати організаційні ресурси і фіксує основні процедури управління проектом. Також за Статутом проекту відбувається оцінка успішності проекту.


Для чого створюється


Керівництво PMBOK роз'яснює, що процес реалізації проектів починається зі створення Статуту. В даному документі дано чітке визначення початку проекту і кордонів проекту, створення формальної записи про проект і прямий спосіб для вищого керівництва формально прийняти проект і приступити до нього. У російських умовах до Статуту проекту додається Наказ про початок проекту, який формально його запускає в роботу.


Розробка та затвердження документа


Статут проекту можуть розробляти: менеджер проекту або команда проекту; ініціатор проекту; спонсор проекту; представник зовнішньої сторони (підрядник проекту).


Статут проекту може стверджувати: ініціатор проекту; спонсор проекту; представник зовнішнього боку, пов'язаної з проектом. У будь-якому випадку це має бути особа, яка має повноваження щодо прийняття основних рішень по проекту, включаючи його фінансування. Підписання Статуту у зацікавлених сторін - це індикатор того, чи дійсно вони зацікавлені в цьому проекті. 


2. 1С:Підприємство Проектне управління: з чого складається статут проекту


Короткий зміст Статуту проекту


Типовий статут проекту містить наступні пункти:


· Терміни та визначення

· Вступна частина: призначення документа, область дії, порядок внесення змін, контрольні процедури

· Коротке резюме проекту: найменування та учасники проекту, відповідальність сторін, строки початку і закінчення проекту

· Зміст проекту: цілі, завдання та результат проекту

· Зацікавлені сторони проекту

· Параметри проекту: оцінка вартості та термінів

· Допущення і обмеження: функціональний, організаційний і методологічний обсяг проекту

· Ризики проекту

· Організаційна структура проекту: орг. структура, ролі і обов'язки сторін; виділення ресурсів (співробітників) на проект

· Управління якістю: процедура рецензування документів; процедура затвердження результатів проекту

· Ключові документи проекту: план-графік робіт по проекту; формат протоколу інтерв'ю (зустрічі); протокол здачі-приймання результатів робіт; статус-звіт про проект

· Умови виконання проекту

· Проектні процедури: організаційні процедури; процедура управління змінами; процедура управління ризиками; процедура врегулювання спірних питань. 


3. Коли для реалізації проекту необхідно створювати Статут


У яких випадках не потрібен Статут проекту


Чітких критеріїв наявності або відсутності Статуту проектів в керівництві PMBOK® немає, тому організації повинні цей момент визначити самостійно. Якщо слідувати формальному визначенню проектної діяльності, то значний обсяг різних дій співробітників підприємства можна віднести до проектної діяльності, тому що це заходи, обмежені в часі, з чітким запланованим результатом. Однак для прийому нового співробітника, або закупівлі нового авто для директора компанії Статути зазвичай не складаються.


Для початку потрібно відзначити, що Статут проекту - це досить складний документ, на створення та затвердження якого витрачається від 2 до 5 робочих днів. Відповідно, якщо у Вас проект тривалістю 1-2 людино-місяці, то навряд чи має сенс витрачати час співробітників для створення Статуту проекту.


Подібні міні-проекти простіше оформити наказом по підприємству, виклавши там: учасників, цілі, завдання та результати проекту, а також терміни і розмір виділених коштів. Процедурні моменти можуть вирішуватися на підприємстві в ході звичайних нарад. При цьому ймовірність настання ризикових подій незначна на короткому проміжку часу.


Однак, якщо короткий проект варто для компанії значних коштів, то управління ризиком має сенс продумати. При цьому документ Статут проекту не створювати, а підготувати окремий План управління ризиком проекту.


Також зазвичай Статут проекту не створюється для будівельних проектів, оскільки ця діяльність регламентована саме з точки зору проектного управління. При цьому використовується своя галузева термінологія, що має глибокі історичні корені.


Немає сенсу готувати Статут проекту, якщо у компанії-замовника є єдиний зовнішній виконавець, він же підрядник і співробітники компанії замовника слабо задіяні в цьому проекті. В цьому випадку всі значущі моменти, зазначені в пункті Зміст Статуту проекту (див. Вище) знаходять відображення в договірних документах, що підписуються з Підрядником.


    В яких випадках потрібен Статут проекту


У разі, якщо в проекті бере участь значна (більше 3 осіб) кількість співробітників, як з боку Замовника, так і з боку Підрядника, технології управління проектами визначають необхідність створення Статуту проекту, хоча б для того, як всі ці люди повинні взаємодіяти один з одним в ході здійснення проекту (див. Проектні процедури і Орг. структура проекту).


При цьому слід мати на увазі, що договір з підрядником написаний юридичною мовою, а Статут зазвичай пишеться на мові, зрозумілій учасникам проекту. Таким чином Статут може доповнювати договір і служити внутрішнім документом для команди і замовника, зрозумілому співробітникам, які беруть участь в проекті. При цьому Статут проекту не може замінити договір (у разі залучення зовнішньої сторони до проекту), оскільки при його створенні не пропонуються винагорода чи гроші, і не відбувається обмін.


Ще одним плюсом створення документа Статут проекту є те, що в багатьох великих компаніях без наявності Статуту проекту проект не вважається офіційно визнаним в компанії (коли є багато внутрішніх проектів). В цьому випадку можна говорити про сформовану корпоративну культуру управління проектами.


Також в ході проекту часто буває, що учасники змінюють зміст проекту, і керівник проекту повинен мати можливість змінити Статут в частині розширення термінів і бюджету. Тому окремий документ Статут проекту потрібен для дотримання інтересів менеджера проекту. Оскільки відсутність цього документа позбавляє керівника проекту можливості звертатися до Замовника в разі зміни домовленостей і знижує шанси завершити проект успішно.


Додатково слід зазначити, що Статут проекту складається спільно з іншими учасниками проекту та передається на фінальне розгляд та затвердження стейкхолдерам. Таким чином, робота над складанням Статуту проекту призводить до того, що:


· У менеджера проекту достатньо повноважень, а проекту - ресурсів;

· По всім учасникам проекту зафіксовані очікування від проекту;

· Чітко описані цілі і завдання проекту, з урахуванням довгострокових цілей компанії.


Підводячи підсумки, слід зазначити, що Статут, як окремий документ, потрібен для проектів:


· Тривалих (від 2-3 місяців) - ймовірність настання ризикових подій стає більш 50%. В цьому випадку потрібно описати ризики проекту, а також процедури управління ризиком.


· З великою кількістю зацікавлених осіб, які мають свої цілі в рамках одного підприємства. Наприклад, є Спонсор проекту (власник, керуюча компанія або один із співвласників компанії), Замовник проекту (Операційний / Фінансовий директор), Власники ресурсів (керівники підрозділів, що делегують в проект свій персонал) - інтереси всіх груп потрібно врахувати, цілі і завдання по кожному описати в Статуті.


· З великою кількістю задіяних фахівців (внутрішніх і зовнішніх) - потрібно описати процедури їх взаємодії між собою.


· Складних за змістом (як правило багато IT-проекти), значно змінюють бізнес-процеси компанії-замовника - виникають особливі вимоги до контролю якості робіт (одержуваних результатів), відповідно є необхідність в описі даних процедур, що не завжди можна зробити в рамках договору (якщо він взагалі є).


· Дорогих за вартістю (критерій суб'єктивний) - потрібна оцінка вартості та термінів проекту, а також прозорі процедури управління змінами та врегулювання спірних моментів. Щоб компанія не зазнала збитків від проекту або вчасно його припинила.


На закінчення хотілося б сказати, що практика управління проектами активно розвивається в нашій країні. Наші співробітники активно адаптують різні методики у своїй роботі. 


4. Коментарі за змістом Статуту проекту



Вступна частина


Зазвичай є пряма вказівка, що даний документ є обов'язковим до використання в рамках даного проекту, і має більш високий пріоритет, ніж інші внутрішні нормативні документи підприємства - «виконання положень Статуту обов'язково усіма членами Робочої групи Замовника і робочої групи Виконавця».


«Зміни в документ вносяться відповідно до процедури управління змінами». «Зміни можуть бути викликані зміною цілей, масштабу проекту, методики роботи, організаційної структури проекту ...».


Коротке резюме проекту


вказуються:


· Юридичні реквізити і найменування учасників проекту;

· Підстави для залучення сторонніх підрядників - юридичних осіб (посилання на договору підряду / надання послуг).


Також в цьому пункті докладно розписується відповідальність Замовника, Виконавця та інших виділених учасників проекту - «Замовник відповідає за ...», «Виконавець відповідає за ...»


Терміни початку і закінчення проекту вказуються з точністю до календарного дня. Відповідно до цього моменту у робочої групи займається розробкою Статуту проекту повинен бути хоча б чернетку календарно-ресурсного плану проекту, можливо зроблений по великим блокам робіт.


Зміст проекту


Зазвичай цілі, завдання і результат (вихід) проекту переносяться один в один з договору із зовнішнім підрядником (якщо залучається на даному проекті). У будь-якому випадку проекти в компанії не з'являються спонтанно. І дані моменти, як правило, неодноразово опрацьовані на нарадах різного рівня.


При цьому зрозуміло, що в ході підготовки Статуту проекту цілі / завдання / результат можуть змінюватися, тому що до роботи залучається підрядник зі своїм баченням і досвідом робіт в даній області.


Зацікавлені сторони


«Зацікавлена ​​сторона - особа, група або організація, яка може впливати, на яку можуть вплинути або яка може сприймати себе підданої впливу рішення, операції або результату проекту».


«Виявлення зацікавлених сторін, розуміння відносної міри їх впливу на проект і урівноваження їх вимог, потреб і очікувань є критично важливим завданням для успіху проекту». «Важливою складовою обов'язків керівника проекту є управління очікуваннями зацікавлених сторін»


Під зацікавленими сторонами зазвичай маються на увазі співробітники з боку Замовника, Виконавця. Інформація зазвичай видається в таблиці (див. Таблиця 1)


Таблиця 1 - Зацікавлені сторони проекту



Параметри проекту: оцінка вартості та термінів


Оцінка за вартістю проекту зазвичай береться з договору з підрядником і вказується у вигляді фіксованої суми.


Оцінка за термінами (див. Таблиця 2) вказується на підставі календарно-ресурсного плану проекту, який може бути оформлений у вигляді додатку до договору надання послуг. Важливо для цілей проекту вказати - віхи проекту


Таблиця 2 - Приклад оцінки за термінами



Допущення і обмеження: функціональний, організаційний і методологічний обсяг проекту


Даний пункт дуже важливий для успішного завершення проекту, тому що всі сторони проекту повинні розуміти межі проекту, що виконавець точно робить, що точно не робить.


В одному з перших моїх договорів на впровадження інформаційний системи, укладеному 15 років тому, була така фраза «і інші роботи на вимогу Головного бухгалтера Замовника». Як Ви розумієте, удосконалювати програмний продукт, бізнес-процеси можна нескінченно. Тому мені дуже пощастило, що керівництво Замовника погодилося закрити контракт, після виконання обумовленого обсягу робіт.


Також в даному пункті прописується на якій території будуть проводиться роботи, описуються вимоги до приміщення і інфраструктурі, які повинен надати Замовник.


Ризики проекту


Важливий і складний пункт Статуту проекту, що вимагають розгляду в окремій статті.


Управління якістю


У загальному вигляді управління якістю проекту включає в себе процеси і дії, для того щоб проект задовольняв ті потреби, заради яких він був зроблений.


В даному пункті боку описують процедури:


1. Планування управління якістю (до початку проекту) - визначення вимог для проекту і подаються результатів, документування демонстрації відповідності стандартам якості.

2. Забезпечення якості (по ходу проекту) - процедури перевірки дотримання вимог до якості для забезпечення використання відповідних стандартів якості.

3. Контроль якості (по ходу проекту) - «моніторинг і документування результатів дій в області якості для оцінки виконання і винесення рекомендацій щодо необхідних змін».


Проектні процедури: організаційні процедури; процедура управління змінами; процедура управління ризиками; процедура врегулювання спірних питань


Дані пункти Статуту проекту важливі, тому що дозволяють значно знизити ризики неуспішного завершення проекту через зміни:


· Функціональних вимог;

· Складу робіт, або переліку послуг;

· Термінів Проекту, відображених в Договорі;

· Бюджету Проекту.


Детально розписуються процедури, які повинні зробити співробітники Замовника і Виконавця в разі настання тих чи інших подій. Чітке дотримання встановлених правил дозволяє отримати запланований результат проекту у встановлені терміни і з заявленою вартістю.


Спеціаліст компанії «Кодерлайн»

Дмитро Хісматуллін.



Добавить комментарий
Message Text*
Spam bot protection (CAPTCHA)
Load image